Informations générales

Référence

2024-1711  

Structure d'emploi

DAF

Description du poste

Libellé du poste

Secrétaire de la section du domaine

Métier

Moyens généraux - Secrétaire

Fonction

Néant

Code poste

7242

Filière

Filière administrative et financière

Cadre d'emploi du poste

Adjoint administratif

Finalité / Descriptif synthétique

L'agent est chargé de l'accueil et de la gestion du secrétariat de la section du domaine. Il gère le courrier, les agendas, les parapheurs, le planning des commissions et tient à jour les tableaux de bord. Il peut être amené à apporter son soutien au secrétariat de la section du cadastre topographie en tant que de besoin.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

- Réceptionner et enregistrer les courriers sur MATA'ARA
- Exécuter des opérations de numérisation et de reprographie des courriers, les diffuser auprès des agents de la section selon instruction de la hiérarchie
- Assurer le standard et l'accueil du public
- Rédiger des bordereaux de transmission
- Transmettre des courriers urgents aux autres services et établissements publics
- Organiser le classement des dossiers traités
- Assurer le secrétariat de la Commission du domaine (CDD) et la transmission des dossiers aux services administratifs et des divers intervenants
- Tenir à jour les tableaux de suivi et/ou tableaux de bord
- Gérer la communication interne, les agendas, les congés, le recensement des besoins bureautiques ou de formations ou de mutations des agents

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, Tahiti (987), PAPEETE

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Spécialité souhaitable

Secrétariat

Compétences

- Connaissances des institutions et organisation administrative de la Polynésie française
- Utilisation du progiciel « Mata'ara »
- Gestion électronique de documents administratifs (GEDA)
- Mise en place et suivi des tableaux de bord
- Règlementations en matière de domaine public et privé de la Polynésie française
- Procédures et circuits administratifs
- Correspondance administrative
- Gestion des situations conflictuelles
- Gestion du temps et des priorités
- Maîtrise des techniques d'accueil
- Organisation et préparation d'une réunion
- Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel)
- Parler la langue tahitienne

Expérience professionnelle souhaitée

2 ans d'ancienneté dans l'administration sur un poste de secrétaire

Vacance du poste

Date de vacance du poste

27/03/2024