Informations générales

Référence

2023-1253  

Structure d'emploi

DSP

Description du poste

Libellé du poste

Secrétaire - 2932

Métier

Moyens généraux - Secrétaire

Fonction

Néant

Code poste

2932

Filière

Filière administrative et financière

Cadre d'emploi du poste

Rédacteur

Finalité / Descriptif synthétique

Le secrétaire assure l'ensemble des activités administratives courantes nécessaires au bon fonctionnement du secrétariat de la subdivision, des unités qui la composent. Elle est en lien direct avec l'ensemble des équipes de l'archipel.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

- Assurer l'accueil des usagers et les orienter ;
- Recevoir, orienter et transmettre les communications téléphoniques ;
- Centraliser, prendre connaissance et assurer la réception, l'expédition et la diffusion du courrier, des e- mails et des colis ;
- Rédiger les courriers, les ordres du jour et comptes rendus de réunion ;
- Enregistrer et saisir les informations nécessaires au bon fonctionnement de la subdivision et présenter les documents au subdivisionnaire ;
- Tenir à jour les états, les tableaux de bord et les statistiques adressés par les structures des ISLV et les transmettre après validation dans les délais au niveau central en collaboration avec le cadre de santé ;
- Rédiger, vérifier, expédier les états d'heures supplémentaires et indemnités des personnels des structures des ISLV ;
- Assurer la gestion des rendez-vous du subdivisionnaire et des responsables d'unités ;
- Assister le cadre de santé dans la mise à jour des dossiers des agents, la collecte des rapports mensuels et la rédaction des rapports annuels ;
- Assister le gestionnaire à la comptabilité si besoin.

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 02-Iles sous le Vent, Raiatea (987), UTUROA

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 4 Baccalauréat

Spécialité souhaitable

Secrétariat

Compétences

Capacité d'accueil et diplomatie dans la relation avec les usagers
Connaissance des outils de bureautique et des techniques de communication
Capacité de synthèse, de planification, d'anticipation et d'adaptation à des tâches diverses
Connaissance de la réglementation de la Fonction Publique
Connaissance du logiciel de courrier Mataara
Connaissance des procédures de la comptabilité publique et du logiciel PolyGF
Disponibilité et rigueur
Esprit d'équipe
Discrétion et respect du secret professionnel

Expérience professionnelle souhaitée

expérience sur un poste similaire

Vacance du poste

Date de vacance du poste

13/03/2024

Pièces jointes

Document joint

FP_03_DSP_2932_B_REDA_Secrétaire SISLV_03 02 2023_BOP.docx (28 Ko)