Informations générales
Structure d'emploi
DSP
Description du poste
Libellé du poste
Secrétaire - 2932
Métier
Moyens généraux - Secrétaire
Fonction
Néant
Code poste
2932
Filière
Filière administrative et financière
Cadre d'emploi du poste
Rédacteur
Finalité / Descriptif synthétique
Le secrétaire assure l'ensemble des activités administratives courantes nécessaires au bon fonctionnement du secrétariat de la subdivision, des unités qui la composent. Elle est en lien direct avec l'ensemble des équipes de l'archipel.
Définition du poste
Temps de travail
Temps complet
Activités principales
- Assurer l'accueil des usagers et les orienter ;
- Recevoir, orienter et transmettre les communications téléphoniques ;
- Centraliser, prendre connaissance et assurer la réception, l'expédition et la diffusion du courrier, des e- mails et des colis ;
- Rédiger les courriers, les ordres du jour et comptes rendus de réunion ;
- Enregistrer et saisir les informations nécessaires au bon fonctionnement de la subdivision et présenter les documents au subdivisionnaire ;
- Tenir à jour les états, les tableaux de bord et les statistiques adressés par les structures des ISLV et les transmettre après validation dans les délais au niveau central en collaboration avec le cadre de santé ;
- Rédiger, vérifier, expédier les états d'heures supplémentaires et indemnités des personnels des structures des ISLV ;
- Assurer la gestion des rendez-vous du subdivisionnaire et des responsables d'unités ;
- Assister le cadre de santé dans la mise à jour des dossiers des agents, la collecte des rapports mensuels et la rédaction des rapports annuels ;
- Assister le gestionnaire à la comptabilité si besoin.
Localisation du poste
Localisation du poste
01-Polynésie française, 02-Iles sous le Vent, Raiatea (987), UTUROA
Critères candidat
Niveau d'études min. requis
Niveau 4 Baccalauréat
Spécialité souhaitable
Secrétariat
Compétences
Capacité d'accueil et diplomatie dans la relation avec les usagers
Connaissance des outils de bureautique et des techniques de communication
Capacité de synthèse, de planification, d'anticipation et d'adaptation à des tâches diverses
Connaissance de la réglementation de la Fonction Publique
Connaissance du logiciel de courrier Mataara
Connaissance des procédures de la comptabilité publique et du logiciel PolyGF
Disponibilité et rigueur
Esprit d'équipe
Discrétion et respect du secret professionnel
Expérience professionnelle souhaitée
expérience sur un poste similaire
Vacance du poste
Date de vacance du poste
13/03/2024
Pièces jointes
Document joint
FP_03_DSP_2932_B_REDA_Secrétaire SISLV_03 02 2023_BOP.docx (28 Ko)
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