Informations générales

Référence

2025-3393  

Structure d'emploi

CHPF

Description du poste

Libellé du poste

Secrétaire médicale

Métier

Moyens généraux - Secrétaire

Fonction

Néant

Code poste

0770

Filière

Filière administrative et financière

Cadre d'emploi du poste

Secrétaire médicale

Finalité / Descriptif synthétique

Le secrétaire médical est membre de l'équipe pluridisciplinaire animée et coordonnée par le médecin du travail. Sa principale mission est d'assister l'équipe médicale dans ses fonctions de suivi individuel de l'état de santé des salariés et agents.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

- Gérer les agendas des médecins et prendre des rendez-vous en fonction des priorités et échéance ;
- Préparer les dossiers et documents en amont des visites médicales ou des réunions ;
- Classer et ordonner les dossiers médicaux et documents ;
- Utiliser l'outil informatique (publipostage, tableaux croisés dynamiques, logiciel) ;
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif de l'activité de médecine de prévention ;
- Suivre et gérer les dossiers médicaux ;
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus ;
- Assister le médecin de prévention et l'infirmière de santé au travail dans l'organisation du travail, la psychologue du travail et l'équipe pluridisciplinaire ;
- Suivre la planification des visites de l'activité de tiers-temps du médecin de prévention et de l'infirmière ;
- Convoquer les agents aux visites médicales et aux entretiens infirmiers ;
- Recevoir et filtrer les communications téléphoniques et les courriers électroniques, réorienter les appels le nécessitant ;
- Accueillir les agents et procéder à la mise à jour des dossiers ;
- Réaliser les examens paracliniques et complémentaires (visio-tests, audiogrammes, etc.) ;
- Assurer le suivi des examens complémentaires ;
- Accompagner le médecin et/ou l'infirmière pour des visites de sites, études de postes ;
- Transmettre les avis médicaux aux services suite aux visites médicales ;

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, Tahiti (987), PIRAE

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Spécialité souhaitable

Secrétariat

Compétences

SAVOIR
- Connaissance du fonctionnement, des activités, circuits, procédures et partenaires du service ;
- Notions d'organisation et de gestion du temps ;
- Règles de base d'orthographe, de syntaxe et de grammaire ;
- Techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes) ;
- Techniques et outils de planification et de suivi ;
- Connaissances des termes médicaux et de l'utilisation du matériel médical ;
- Logiciels de bureautique ;
- Techniques de recherche documentaire, de classement et d'archivage ;
- Fonctionnement d'internet et de l'intranet.
SAVOIR-ETRE
- Bonne présentation ;
- Empathie, amabilité, diplomatie, courtoisie, tolérance et patience ;
- Rigueur méthodologique et organisationnelle, sens du temps et des priorités ;
- Respect de la confidentialité et du secret professionnel, discrétion ;
- Esprit de synthèse, prise d'initiative et anticipation ;
- Autonomie ;
- Dynamisme et réactivité ;
- Intégrité éthique et respect de la déontologie ;
- Bienveillance.

Expérience professionnelle souhaitée

Expérience sur un poste similaire

Vacance du poste

Date de vacance du poste

01/10/2025