Informations générales

Référence

2024-1727  

Structure d'emploi

DJS

Description du poste

Libellé du poste

Secrétaire + instructeur de dossiers APS-AJEP

Métier

Fiche métier non établie - Fiche métier non établie

Fonction

Néant

Code poste

6141

Filière

Filière socio-éducative, sportive et culturelle

Cadre d'emploi du poste

Opérateur des activités physiques et sportives

Finalité / Descriptif synthétique

L'agent participe au secrétariat et à l'instruction des dossiers notamment des aides en nature en matière d'activités physiques et sportives et de jeunesse et d'éducation populaire de la Cellule d'Accueil et du Suivi Administratif des Subventions (CASAS). Il participe également à l'accueil et à l'information du public.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

Secrétariat :
- Réceptionner les appels téléphoniques, informer et orienter le public ;
- Répondre aux sollicitations du public concerné ;
- Répondre aux urgences en fonction de la priorité des dossiers et respecter les délais ;
- Gérer l'organisation logistique de réunions et commissions spécifiques au pôle (lieux, matériels, réservations, convocations, etc.) ;
- Prendre des notes et rédiger des documents administratifs ;
- Classer et archiver des documents.
Instruction et suivi des dossiers :
- Réceptionner et contrôler les dossiers d'aides en nature via la plateforme Mes Démarches ;
- Transmettre les demandes et dossiers d'aides en nature en externe et en interne ;
- Classer et archiver des documents divers ;
- Tenir à jour les tableaux de suivi des demandes et dossiers AN de la cellule CASAS ;
- Finaliser les documents avant transmission : mise en forme, impressions, etc. ;
- Participer aux réunions de coordination de la cellule ;
*La liste des activités n'est pas limitative car le poste doit s'adapter à l'évolution générale du service

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, Tahiti (987), PAPEETE

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 4 Baccalauréat

Spécialité souhaitable

.

Compétences

- Connaitre du cadre règlementaire pour les aides financières et en matière de jeunesse et sport et associatif ;
- Connaitre le fonctionnement du service et de l'administration ;
- Connaitre le mouvement sportif, de jeunesse et de vie associative ;
- Connaître le circuit administratif
- Techniques d'accueil et d'écoute ;
- Techniques de diffusion de l'information ;
- Bases des techniques de classement ;
- Accueillir et mettre en confiance son public, le conseiller et l'orienter ;
- Accompagner le public dans la recevabilité du dossier ;
- Prise d'initiative ;
- Suivi des dossiers traités ;
- Disponibilité ;
- Esprit d'équipe
- Sens du contact et du relationnel ;
- Confidentialité des dossiers ;

Expérience professionnelle souhaitée

.

Vacance du poste

Date de vacance du poste

01/09/2024

Pièces jointes

Document joint

FP_03_DJS_6141_C_OAP_ADA_Secrétaire_Instructeur de dossiers APS-AJEP_12 03 2024_BAC.docx (32 Ko)