Informations générales
Structure d'emploi
DJS
Description du poste
Libellé du poste
Secrétaire + instructeur de dossiers APS-AJEP
Métier
Fiche métier non établie - Fiche métier non établie
Fonction
Néant
Code poste
6141
Filière
Filière socio-éducative, sportive et culturelle
Cadre d'emploi du poste
Opérateur des activités physiques et sportives
Finalité / Descriptif synthétique
L'agent participe au secrétariat et à l'instruction des dossiers notamment des aides en nature en matière d'activités physiques et sportives et de jeunesse et d'éducation populaire de la Cellule d'Accueil et du Suivi Administratif des Subventions (CASAS). Il participe également à l'accueil et à l'information du public.
Définition du poste
Temps de travail
Temps complet
Activités principales
Secrétariat :
- Réceptionner les appels téléphoniques, informer et orienter le public ;
- Répondre aux sollicitations du public concerné ;
- Répondre aux urgences en fonction de la priorité des dossiers et respecter les délais ;
- Gérer l'organisation logistique de réunions et commissions spécifiques au pôle (lieux, matériels, réservations, convocations, etc.) ;
- Prendre des notes et rédiger des documents administratifs ;
- Classer et archiver des documents.
Instruction et suivi des dossiers :
- Réceptionner et contrôler les dossiers d'aides en nature via la plateforme Mes Démarches ;
- Transmettre les demandes et dossiers d'aides en nature en externe et en interne ;
- Classer et archiver des documents divers ;
- Tenir à jour les tableaux de suivi des demandes et dossiers AN de la cellule CASAS ;
- Finaliser les documents avant transmission : mise en forme, impressions, etc. ;
- Participer aux réunions de coordination de la cellule ;
*La liste des activités n'est pas limitative car le poste doit s'adapter à l'évolution générale du service
Localisation du poste
Localisation du poste
01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, Tahiti (987), PAPEETE
Critères candidat
Niveau d'études min. requis
Niveau 4 Baccalauréat
Spécialité souhaitable
.
Compétences
- Connaitre du cadre règlementaire pour les aides financières et en matière de jeunesse et sport et associatif ;
- Connaitre le fonctionnement du service et de l'administration ;
- Connaitre le mouvement sportif, de jeunesse et de vie associative ;
- Connaître le circuit administratif
- Techniques d'accueil et d'écoute ;
- Techniques de diffusion de l'information ;
- Bases des techniques de classement ;
- Accueillir et mettre en confiance son public, le conseiller et l'orienter ;
- Accompagner le public dans la recevabilité du dossier ;
- Prise d'initiative ;
- Suivi des dossiers traités ;
- Disponibilité ;
- Esprit d'équipe
- Sens du contact et du relationnel ;
- Confidentialité des dossiers ;
Expérience professionnelle souhaitée
.
Vacance du poste
Date de vacance du poste
01/09/2024
Pièces jointes
Document joint
FP_03_DJS_6141_C_OAP_ADA_Secrétaire_Instructeur de dossiers APS-AJEP_12 03 2024_BAC.docx (32 Ko)
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