Informations générales

Référence

2023-593  

Structure d'emploi

DSP

Description du poste

Libellé du poste

Secrétaire et coordonnateur logistique - 2480

Métier

Moyens généraux - Secrétaire

Fonction

Néant

Code poste

2480

Filière

Filière administrative et financière

Cadre d'emploi du poste

Rédacteur

Finalité / Descriptif synthétique

L'agent traite les courriers, assure le suivi des marchés publics, et remplit les documents relatifs à la gestion des ressources humaines. Il met à jour les informations relatives aux fournisseurs, services, et aux agents (congés, avancement, primes.....).
Il vérifie la correspondance entre les commandes établies par la pharmappro et les factures des fournisseurs avant leurs expéditions de métropole.
Il recueille toutes les informations logistiques entrantes et sortantes afin de les intégrer dans les différents tableaux de bord de suivi logistique en réseau pour les rendre accessibles à tous les agents de la pharmappro.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

- Enregistrer, distribuer, et archiver les courriers et les factures (11 000 pièces par an à enregistrer).
- Rentrer toutes les données logistiques reçues du transitaire et des fournisseurs, dans un tableur Excel et dans le logiciel de gestion de stock (afin d'assurer le suivi des expéditions mais surtout des absences d'expédition des produits par les fournisseurs ou le transitaire avant la rupture de stock)
- Enregistrer les dates de départ des navires vers les îles de Polynésie française pour la livraison des commandes avant le départ des navires. Enregistrer une traçabilité des commandes des services depuis leur arrivée jusqu'à l'expédition des colis
- Contrôler les accusés de réception des commandes envoyés par les fournisseurs et leur correspondance aux produits commandés. Relancer les fournisseurs avant de constater la rupture de stock.
- Rentrer dans un tableau Excel de suivi toutes les demandes de congés et les arrêts maladies des agents de la pharmapro
- Au dernier trimestre de l'année, intégrer ou saisir toutes les données des marchés pour assurer l'approvisionnement pharmaceutiques. (200 fournisseurs pour 3000 références de produits par an, soit 2000 références, prix et autres informations nécessaires à la passation des marchés publiques)

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, Tahiti (987), PAPEETE

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 4 Baccalauréat

Spécialité souhaitable

Secrétariat, comptabilité, gestion logistique

Compétences

- Méthodique
- Méticuleux
- Rigueur
- Disponibilité
- Discrétion et polyvalence
- Méthodes d'archivage
- Règles de congés pour les ANFA et les agents de la FPT
- Maîtrise des logiciels de bureautique (Excel et Word)
- Géographie de la Polynésie française
- Règles et procédures en matière de commande publique
- Utilisation du progiciel de gestion de courrier Mata'ara
- Règles et techniques comptables
- Méthodes de gestion logistique

Expérience professionnelle souhaitée

en secrétariat et comptabilité

Vacance du poste

Date de vacance du poste

17/10/2023

Pièces jointes

Document joint

FP_03_DSP_2480_B_REDA_Secrétaire et coordonnateur logistique_PHARMAPRO_18 07 2023_BAC.docx (29 Ko)