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CFPA
Secrétaire d'unité de formation des ISLV
Moyens généraux - Secrétaire
Néant
021212
Filière administrative et financière
Rédacteur
L'agent assure le secrétariat de l'unité de formation, recueille, organise et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de l'entité. Il suit et gère les dossiers. Il assure l'accueil physique et téléphonique et assiste le responsable d'unité dans l'organisation du travail.
Temps complet
• Assurer le secrétariat de l'unité de formation;• Accueillir, informer et orienter les usagers, les correspondants, les stagiaires ;• Intervenir en appui du responsable de formation et des formateurs ;• Recueillir des demandes individuelles et inscriptions ;• Mettre à jour et présenter les fiches d'informations sur les formations du centre ;• Recevoir les appels téléphoniques, prendre les messages, transmettre à qui de droit et mettre à jour le répertoire téléphonique ;• Recevoir des états de présence, de pièces justificatives et transmission à la comptabilité ;• Gérer les visites médicales des stagiaires ;• Gérer les formations complémentaires des stagiaires des sessions de formation de Pirae ;• Saisir et mettre en forme des documents, lettres, notes, reprographies ;• Enregistrer, classer, archiver dossiers, documents, tenir des tableaux de bord des stagiaires en formation ;• Assurer la réalisation des dossiers administratifs de formation informatiquement ;• Coordonner la relation entre le personnel extérieur et les agents de l'entité.• Assurer l'accueil du public (Invitation du Ministre de la formation et de la presse pour la remise des certificats etc.)
01-Polynésie française, 02-Iles sous le Vent, Raiatea (987), TAPUTAPUATEA
Niveau 4 Baccalauréat
Baccalauréat professionnel en gestion-administration
Compétences transversales :• Technique d'accueil et d'écoute ;• Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires et d'internet ;• Fonctionnement de l'application stagiaire ;• Règles et procédures internes au service ;• Technique de diffusion de l'information ;• Notions d'organisation et de gestion du temps ;• Outils de planification et suivi.Compétences spécifiques : • Techniques de classement et d'archivage• Gestion du temps et des priorités• Rédaction administrative• Techniques de communication et d'information• Maîtriser la langue tahitienne ;• Utiliser les outils de bureautique (WORD, EXCEL…).Savoir être :• Courtoise ;• Adaptabilité ;• Disponibilité ;• Aisance relationnelle (expression concise et précise).• Maîtrise de soi.
Domaine du secrétariat
08/01/2024
