Informations générales

Référence

2025-3136  

Structure d'emploi

DSFE

Description du poste

Libellé du poste

Secrétaire de circonscription

Métier

Moyens généraux - Secrétaire

Fonction

Néant

Code poste

PT0006749

Filière

Filière administrative et financière

Cadre d'emploi du poste

Adjoint administratif

Finalité / Descriptif synthétique

Sous l'autorité du responsable de la circonscription et dans un souci permanent de fiabilité et de qualité relationnelle, l'agent assure l'accueil et la prise en charge des différentes activités de secrétariat. Il réalise différents travaux administratifs, logistiques et d'assistance liés à l'activité des travailleurs sociaux.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

- Assurer l'accueil physique et/ou téléphonique d'usagers, d'agents ou de partenaires institutionnels ;
- Recevoir, écouter l'usager et l'orienter vers l'interlocuteur adapté ;
- Enregistrer tous courriers « arrivée » et « départ » et s'assurer de leur transmission aux destinataires concernés ;
- Informer et faciliter l'accès aux documents nécessaires pour toutes démarches administratives ;
- Saisir les informations dans une base de données et s'assurer d'une mise à jour régulière des tableaux de suivis ;
- Réaliser, mettre à jour et en forme des travaux de bureautique notamment la mise en page des entêtes des documents administratifs et des documents de communication interne ;
- Assurer le suivi de tous documents administratifs ;
- Assurer la mise à jour régulière des tableaux d'organisation interne ;
- Dupliquer, et relier les documents ;
- Classer, ranger et archiver et numériser les dossiers de la circonscription ;
- Participer à l'élaboration des états chiffrés ou des statistiques,
- Participer aux réunions d'équipe et en établir un compte rendu.

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, Tahiti (987), PUNAAUIA

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 4 Baccalauréat

Spécialité souhaitable

Secrétariat

Compétences

- Connaissance des procédures administratives ;
- Connaissance de la légalité des actes administratifs ;
- Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, etc.) ;
- Maîtrise de la rédaction administrative en langue française ;
- Maîtrise de la langue polynésienne ;
- Maîtrise de la rédaction des actes administratifs (GEDA) ;
- Respect de la confidentialité ;
- Sens de l'accueil ;
- Esprit d'initiative, de créativité et un sens aigu de l'organisation ;
- Sens de l'écoute et de partage des connaissances ;
- Rigueur et soin dans son travail ;
- Sens du travail en équipe et en partenariat.

Expérience professionnelle souhaitée

Expérience professionnelle en secrétariat

Vacance du poste

Date de vacance du poste

01/08/2025