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DSP
Assistant de direction - 2298
Moyens généraux - Secrétaire
Attaché de direction
2298
Filière administrative et financière
Rédacteur
L'assistant de direction est chargé de gérer les appels téléphoniques, les mails, l'agenda du directeur et intervient sur différents dossiers en lien avec les commandes ministérielles. Collaborateur essentiel, il assiste le directeur et ses adjoints dans l'organisation du travail et joue le rôle d'interface entre tous les acteurs et le directeur.
Temps complet
- Assister, conseiller et orienter le public dans leurs démarches vers l'interlocuteur ou le service compétent- Gérer les agendas, la planification et l'organisation logistique des réunions et rendez-vous du directeur et de ses collaborateurs- Administrer et veiller au fonctionnement et à l'exploitation du logiciel de traitement des courriers Mata'ara, et du serveur informatique (Réseau FIC) de la direction centrale- Assurer l'enregistrement, la diffusion, le suivi, le classement, l'archivage des courriers arrivés et départs- Collecter les informations, puis rédiger et mettre en forme les courriers, actes administratifs (arrêtés, conventions, etc.), les notes de services, rapports et dossiers de toute nature, et procéder à leur diffusion / transmission- Répondre aux urgences du service ainsi qu'aux diverses demandes ministérielles en fonction de la priorité des dossiers dans les délais impartis- Apporter un soutien aux agents et responsables des structures du service dans le traitement et la gestion de leurs dossiers- Organiser les missions internationales du directeur et de ses collaborateurs- Gérer, en collaboration avec le chef de service et ses adjoints, les accès et la gestion de la plateforme GEDA de Lexpol Cloud- Effectuer un suivi des actes produits par les structures de la direction de la santé localisées dans les îles à partir du contrôle (CDE, etc.), puis à la transmission pour signature du chef de service ou ministre jusqu'à l'enregistrement
01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, Tahiti (987), PAPEETE
Niveau 4 Baccalauréat
Secrétariat
- Connaissance de l'organisation des institutions, de l'administration de la Polynésie française et de son circuit administratif- Connaissance de l'organisation et le fonctionnement de la Direction de la santé- Capacités d'analyse et de synthèse- Rigoureux et force de propositions- Pédagogie- Capacités rédactionnelles- Maîtrise des outils bureautiques- Travail en équipe et prise d'initiative- Sens de l'organisation et gestion des priorités en simultané - Capacité d'adaptation à des environnements de travail changeants- Ordonné et dynamique- Bonne communication- Discrétion et respect du secret professionnel- Maîtrise de la langue française- Sens du service de la population et bonne présentation- Pratique de la langue tahitienne - Maîtrise du logiciel de gestion de courrier Mata'ara- Bonne connaissance de la plateforme GEDA Lexpol Cloud
Expérience demandée sur poste similaire / Pratique des logiciels utilisés (Word, Excel, Mata'ara, Outlook)
01/12/2024
Néant
