Informations générales

Référence

2024-2627  

Structure d'emploi

DSP

Description du poste

Libellé du poste

Assistant de direction - 2298

Métier

Moyens généraux - Secrétaire

Fonction

Attaché de direction

Code poste

2298

Filière

Filière administrative et financière

Cadre d'emploi du poste

Rédacteur

Finalité / Descriptif synthétique

L'assistant de direction est chargé de gérer les appels téléphoniques, les mails, l'agenda du directeur et intervient sur différents dossiers en lien avec les commandes ministérielles. Collaborateur essentiel, il assiste le directeur et ses adjoints dans l'organisation du travail et joue le rôle d'interface entre tous les acteurs et le directeur.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

- Assister, conseiller et orienter le public dans leurs démarches vers l'interlocuteur ou le service compétent
- Gérer les agendas, la planification et l'organisation logistique des réunions et rendez-vous du directeur et de ses collaborateurs
- Administrer et veiller au fonctionnement et à l'exploitation du logiciel de traitement des courriers Mata'ara, et du serveur informatique (Réseau FIC) de la direction centrale
- Assurer l'enregistrement, la diffusion, le suivi, le classement, l'archivage des courriers arrivés et départs
- Collecter les informations, puis rédiger et mettre en forme les courriers, actes administratifs (arrêtés, conventions, etc.), les notes de services, rapports et dossiers de toute nature, et procéder à leur diffusion / transmission
- Répondre aux urgences du service ainsi qu'aux diverses demandes ministérielles en fonction de la priorité des dossiers dans les délais impartis
- Apporter un soutien aux agents et responsables des structures du service dans le traitement et la gestion de leurs dossiers
- Organiser les missions internationales du directeur et de ses collaborateurs
- Gérer, en collaboration avec le chef de service et ses adjoints, les accès et la gestion de la plateforme GEDA de Lexpol Cloud
- Effectuer un suivi des actes produits par les structures de la direction de la santé localisées dans les îles à partir du contrôle (CDE, etc.), puis à la transmission pour signature du chef de service ou ministre jusqu'à l'enregistrement

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, Tahiti (987), PAPEETE

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 4 Baccalauréat

Spécialité souhaitable

Secrétariat

Compétences

- Connaissance de l'organisation des institutions, de l'administration de la Polynésie française et de son circuit administratif
- Connaissance de l'organisation et le fonctionnement de la Direction de la santé
- Capacités d'analyse et de synthèse
- Rigoureux et force de propositions
- Pédagogie
- Capacités rédactionnelles
- Maîtrise des outils bureautiques
- Travail en équipe et prise d'initiative
- Sens de l'organisation et gestion des priorités en simultané
- Capacité d'adaptation à des environnements de travail changeants
- Ordonné et dynamique
- Bonne communication
- Discrétion et respect du secret professionnel
- Maîtrise de la langue française
- Sens du service de la population et bonne présentation
- Pratique de la langue tahitienne
- Maîtrise du logiciel de gestion de courrier Mata'ara
- Bonne connaissance de la plateforme GEDA Lexpol Cloud

Expérience professionnelle souhaitée

Expérience demandée sur poste similaire / Pratique des logiciels utilisés (Word, Excel, Mata'ara, Outlook)

Vacance du poste

Date de vacance du poste

01/12/2024

Commentaire sur la vacance du poste

Néant

Pièces jointes

Document joint

FP_03_DSP_2298_B_REDA_Assistant de direction_04 11 2024_BAC.doc (114 Ko)