Informations générales

Référence

2025-3531  

Structure d'emploi

DAG

Description du poste

Libellé du poste

Secrétaire

Métier

Moyens généraux - Secrétaire

Fonction

Néant

Code poste

PT0000945

Filière

Filière administrative et financière

Cadre d'emploi du poste

Adjoint administratif

Finalité / Descriptif synthétique

L'agent recueille, organise et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de l'entité. Il suit et gère les dossiers. Il assure l'accueil physique et téléphonique. Il assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

- Gérer des agendas, prendre et organiser des rendez-vous ;
- Renseigner des tableaux de suivi d'activités ;
- Gérer l'organisation logistique de réunions, de déplacements et d'évènements divers (lieux, matériels, réservations, convocations, etc.) ;
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des documents (contrats, courriers, actes, etc.) ;
- Ventiler des courriers (papiers ou électroniques) ;
- Répondre aux urgences en fonction de la priorité des dossiers et respecter les délais ;
- Prendre des notes, retranscrire et mettre en forme des documents ;
- Rédiger des documents administratifs ;
- Accueillir le public avec amabilité ;
- Recevoir et filtrer des appels téléphoniques ;
- Assister, conseiller et orienter le public vers l'interlocuteur ou le service compétent.

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, Tahiti (987), PIRAE

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Spécialité souhaitable

Secrétariat

Compétences

- Connaissance de l'organisation des institutions de la PF, de l'administration et son circuit administratif ;
- Connaissance de l'organisation et le fonctionnement du service ;
- Maîtrise des techniques de bureautique (prise de note, rédaction, etc.) et de communication (Internet, outlook express, etc.) ;
- Maîtrise des logiciels (Word, Excel, Mataara, Poly-Gf) ;
- Maîtrise de la langue française (écrit et oral) ;
- Capacité à appliquer les règles d'usage et les procédures administratives ;
- Aptitude à rédiger des courriers ou des notes à partir de consignes orales ou écrites ;
- Capacité à rassembler et mettre en forme (tableaux, etc.) différents travaux de secrétariat du service ;
- S'adapter à un rythme de travail et à des méthodes de travail spécifiques ;
- Aptitude à la gestion et hiérarchiser l'urgence des demandes ;
- Respect de la confidentialité des informations traitées et communiquées ;
- Rigueur, discrétion, polyvalence, sens de l'organisation, esprit d'initiative et de travail en équipe;
- Avoir des notions de la langue tahitienne .
- Capacité à gérer les situations conflictuelles

Expérience professionnelle souhaitée

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Vacance du poste

Date de vacance du poste

01/09/2026

Commentaire sur la vacance du poste

Le poste est occupé par un agent non titulaire jusqu'au 31/08/2026 inclus