Informations générales

Référence

2025-3147  

Structure d'emploi

SGG

Description du poste

Libellé du poste

secrétaire

Métier

Moyens généraux - Secrétaire

Fonction

Néant

Code poste

7796

Filière

Filière administrative et financière

Cadre d'emploi du poste

Adjoint administratif

Finalité / Descriptif synthétique

l'agent est l'appui technique au Chef du bureau et à son adjoint pour assurer le bon déroulement des travaux du Conseil des ministres.
Veiller au respect des règles de forme des projets d'arrêtés et apporter une assistance technique aux rédacteurs.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

Sous le contrôle du chef du Secrétariat du Conseil des ministres (SCM) et de son adjoint, appui technique au bon déroulement des travaux du Conseil des ministres (CM)

Assistance à la préparation et au suivi des travaux du CM :
- Attribuer les numéros NOR sollicités par les ministres
- Réceptionner les dossiers transmis par les ministères
- Saisir les projets de dossiers en CM dans le progiciel technique dédié Gedcom
- Editer et soumettre au visa du SGG les fiches navettes Gedcom et projets de dossiers CM correspondants
- Assurer la vérification et le suivi des actes auprès des ministères et services (contreseings, respect de la charte orthotypographique, etc.)
- Numériser et classer les projets de dossiers (répertoire de séance) et les intégrer dans Gedcom Facsimilé
- Préparer l'ordre du jour des séances du CM (projet et définitif) (Gedcom)
- Constituer les dossiers de séances
- Préparer les notes de transmission de l'ordre du jour du CM (notes provisoires et définitives)
- Assurer la transmission de l'ordre du jour définitif au haut-commissariat dans les délais fixés par le statut de la PF
- Notifier aux ministères les notes d'observations du SGG sur les projets d'actes
- Mettre sous parapheur les originaux des projets d'actes soumis au CM par ministère, dans l'ordre chronologique de l'ordre du jour et protocolaire
- Dactylographier les rapports et communications en CM préparés par le SGG
- Mettre à jour quotidiennement le tableau de suivi des avis CCBF

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, Tahiti (987), PAPEETE

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 4 Baccalauréat

Spécialité souhaitable

Formation en techniques administratives (secrétariat de direction)

Compétences

Notions d'organisation et de gestion du temps
Organisation et fonctionnement de l'Administration de la PF
Techniques d'organisation
Respect de la confidentialité
Techniques de secrétariat
Règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire
Techniques rédactionnelles
Connaissance de la gestion électronique de documents administratifs
Connaissance des types d'actes (arrêtés, délibérations, lois du pays)
Familiarisation avec les procédures d'acheminement des actes
Maitrise de l'outil informatique et des logiciels techniques du SCM (Gedcom, Gedcom Facsimile, Lexpol GEDA, Magenta, Word, GEDA Word, Excel)

Expérience professionnelle souhaitée

Maîtrise des techniques administratives de secrétariat

Vacance du poste

Date de vacance du poste

15/07/2024