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SEFI
Assistant administratif-instructeur de dossiers du département de la prospective
Moyens généraux - Secrétaire
Néant
7327
Filière administrative et financière
Adjoint administratif
L'agent assure le fonctionnement administratif du département et assiste le chef et les agents dans l'organisation des travaux. Il consacre une part définie de son temps à l'instruction des dossiers de déclaration d'existence et d'agrément des organismes de formation et à leur suivi administratif.
Temps complet
Mission 1 – Secrétariat du département (environ 50 % du temps de travail)Renseigner et orienter le public (accueil physique, téléphonique, courriel)Traiter le courrier à l'arrivée et au départGérer l'agenda du chef et des agents du départementGérer l'organisation logistique des réunions, déplacements et évènements diversPréparer, saisir, mettre en forme et éditer des documents (courriers, rapports, supports de présentation, conventions, etc.)Classer et archiver les documents (papier et GEDA)Renseigner les documents et tableaux de suivi d'activité du départementMission 2 – Instruction des dossiers des organismes de formation (environ 50 % du temps de travail)Déclarations d'existence et demandes d'agrémentAccueillir, informer et accompagner l'usager dans la constitution du dossierVérifier la recevabilité du dossier (pièces constitutives, cadre réglementaire, cahiers des charges)Instruire le dossier et préparer le projet de décision administrative soumis à la validation de la hiérarchieNotifier la décision et informer le service compétent en matière d'impositionActualiser la liste des organismes déclarés et agréésPlate-forme de formations TO'O'ITEContrôler la complétude des offres de formation saisies par les organismesValider et publier les offres de formation, et les indexer en regardSuivi administratif des organismesRecueillir les bilans pédagogiques et financiers et vérifier leur complétudeEffectuer les relances auprès des OF
01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, Tahiti (987), PAPEETE
Niveau 4 Baccalauréat
Baccalauréat dans le domaine du secrétariat, de l'assistanat de direction ou de la gestion administrative, ou équivalent.
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement du service- Techniques d'accueil et règles de relation à l'usager dans l'administration- Maîtrise des techniques de secrétariat- Rédaction administrative- Maîtrise des procédures de création des actes administratifs (individuels et réglementaires)- Maîtrise des procédures d'instruction des dossiers de déclaration d'existence et d'agrément des organismes de formation- Connaissance de la réglementation de la formation professionnelle continue applicable en Polynésie française- Connaissance des diplômes et titres existants et de leurs référentiels- Connaissance des procédures de contrôle- Capacité à analyser et gérer rapidement et de façon cohérente les demandes d'informations- Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, etc.)- Utilisation du logiciel métier SEFIGEST et de la plate-forme TO'O'ITE- Techniques de classement et d'archivage, gestion électronique des documents (GEDA)- Techniques d'organisation, de priorisation et de gestion du temps- Tableaux de bord et outils de planification et de suivi d'activité- Esprit d'initiative- Capacité d'adaptation- Esprit d'équipe et de partenariat- Sens du service public, notamment du devoir de réserve et de confidentialité
en assistance administrative dans l'administration du Pays ; en instruction de dossiers administratifs
09/08/2027
