Informations générales

Référence

2024-2444  

Structure d'emploi

SEFI

Description du poste

Libellé du poste

Agent d'accueil, d'information et de courrier

Métier

Moyens généraux - Chargé d'accueil

Fonction

Néant

Code poste

PT0000289

Filière

Filière administrative et financière

Cadre d'emploi du poste

Adjoint administratif

Finalité / Descriptif synthétique

L'agent assure l'accueil, l'information et l'orientation des usagers, en présentiel et par téléphone, dans le respect des procédures qualité du service. Il gère le courrier entrant, vérifie la complétude des dossiers et délivre divers documents. Il contribue à l'amélioration de l'accueil, de la prise en charge des publics et du fonctionnement du service.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

Accueil des publics du standard téléphonique et de l'accueil du siège du service
- Accueillir les usagers du standard téléphonique ou de l'accueil du siège du service avec bienveillance ;
- Réceptionner et analyser la demande de l'usager, reformuler ou préciser en cas de besoin ;
- Adapter le vocabulaire professionnel à l'usager ;
- Informer, conseiller et guider l'usager conformément aux procédures définies ;
- Filtrer, orienter ou accompagner les usagers vers les interlocuteurs compétents ;
- Prendre et retransmettre des messages et demandes de rendez-vous ;
- Vérifier et saisir les données relatives à la demande de l'usager ;
- Faire intervenir les interlocuteurs concernés en fonction des besoins ;
- Surveiller et restreindre les accès aux lieux et aux informations ;
- Faire respecter les règles et consignes de sécurité liées à l'accueil des publics ;
- Proposer des mises à jour des scripts de réponse à l'usager.

Traitement de dossiers :
- Traiter le courrier à l'arrivée (réception, enregistrement, tri, dispatching, etc.) ;
- Vérifier la complétude des dossiers déposés à l'accueil ;
- Éditer et délivrer des documents divers (attestations, formulaires, etc.) ;
- Réaliser des tâches administratives diverses (saisie, reprographie, numérisation, classement, archivage, etc.) ;
- Renseigner des tableaux de bord relatifs à l'activité d'accueil, d'information et de gestion du courrier.

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, Tahiti (987), PAPEETE

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Spécialité souhaitable

CAP employé de bureau ou équivalent minimum

Compétences

- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement du service ;
- Connaissance de l'offre de formation du service ;
- Connaissance des dispositifs en matière d'emploi, de formation et d'insertion professionnelle ;
- Connaissance des acteurs de l'emploi et de la formation en Polynésie ;
- Pratique de la langue tahitienne (orale) ;
- Maîtrise des techniques d'accueil physique et téléphonique du public ;
- Maîtrise des procédures et scripts de réponse ;
- Maitrise de l'outil informatique (outils de bureautique et logiciel métier SEFIGEST) ;
- Gestion de courrier ;
- Techniques de gestion de conflits ;
- Capacité de s'adapter à des publics variés ;
- Disponible et sens de l'écoute des autres ;
- Aptitude à travailler en équipe et en partenariat ;
- Capacité de contrôler ses émotions ;
- Respect de la déontologie des agents publics, notamment discrétion et confidentialité

Expérience professionnelle souhaitée

En accueil et information de publics

Vacance du poste

Date de vacance du poste

27/07/2026

Pièces jointes

Document joint

FP_03_SEFI_0289_AN4_AGB_Agent d'accueil et d'information_20 11 2024_BAC.pdf (175 Ko)