Informations générales

Référence

2023-833  

Structure d'emploi

TFTN

Description du poste

Libellé du poste

Secrétaire

Métier

Moyens généraux - Secrétaire

Fonction

Néant

Code poste

181411

Filière

Filière administrative et financière

Cadre d'emploi du poste

Agent de bureau

Finalité / Descriptif synthétique

Le secrétaire administratif recueille, organise et traite les informations nécessaires au bon fonctionnement administratif de l'établissement. Il est chargé de l'enregistrement du courrier départ et arrivé dans le logiciel du traitement de courrier « Mata'ara ». Il assure l'accueil physique et téléphonique du public avec amabilité.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

- Réceptionner et vérifier des documents, puis les enregistrer dans le logiciel de traitement du courrier « Mata'ara » ;
- Ventiler les courriers (papiers ou électroniques) ;
- Dupliquer et relier les documents ;
- Saisir des documents de formes et de contenus divers ;
- Classer et archiver des documents ;
- Exécuter des opérations de numérisation et de reprographie ;
- Préparer des dossiers pour le supérieur hiérarchique ;
- Gérer et répondre aux urgences en fonction de la priorité des dossiers et respecter les délais de transmission ;
- Recevoir et filtrer les appels téléphoniques ;
- Réceptionner, gérer et retirer les informations reçues par mails ;
- Accueillir le public avec amabilité puis le conseiller, l'informer et l'orienter vers l'interlocuteur ou le service compétent ;
- Respecter les règles de communication et le protocole (relations usager-service) ;
- Surveiller et restreindre les accès à certains lieux et à certaines informations (archives, etc.).

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, Tahiti (987), PAPEETE

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 2 Effectuer des activités simples

Spécialité souhaitable

Secrétariat.

Compétences

- Maîtrise des logiciels de bureautique ;
- Connaissances des circuits administratifs ;
- Maîtrise des procédures administratives de la fonction publique
- Connaissances des procédures internes de l'établissement ;
- Maîtrise de la gestion électronique de documents administratifs (GEDA) ;
- Notions principales en matière d'organisation et de gestion du temps ;
- Notions de base en matière de classement et d'archivage ;
- Maîtrise des notions principales en matière d'accueil du public ;
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.

Expérience professionnelle souhaitée

Expérience similaire sur un poste similaire.

Vacance du poste

Date de vacance du poste

03/07/2024