Informations générales

Référence

2024-2319  

Structure d'emploi

ART

Description du poste

Libellé du poste

Secrétaire

Métier

Moyens généraux - Secrétaire

Fonction

Néant

Code poste

7489

Filière

Filière administrative et financière

Cadre d'emploi du poste

Adjoint administratif

Finalité / Descriptif synthétique

L'agent exécute les tâches de secrétariat administratif du service et assure l'accueil physique et téléphonique du public. Il organise et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service, sous couvert hiérarchique, et assure leur diffusion dans les délais impartis, en interne et en externe. Il gère le classement et l'archivage des documents et informations, organise la logistique des besoins du service. Il peut également assurer la constitution et le suivi de divers dossiers ou de démarches récurrentes, la rédaction et l'envoi de courriers types.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

 Accueillir le public ;
 Recevoir et filtrer les appels téléphoniques ;
 Assister, conseiller et orienter le public vers l'interlocuteur ou le service compétent ;
 Administrer le progiciel Mataara ;
 Traiter le courrier en arrivée et départ ;
 Saisir ou mettre en forme les documents administratifs ;
 Constituer des dossiers administratifs ;
 Gérer l'agenda, organiser les rendez-vous ;
 Participer à l'organisation des évènements ;
 Réceptionner et contribuer à la recherche des documents ;
 Identifier, répertorier, classer les documents ;
 Participer à l'archivage des documents du Service ;
 Participer à l'inventaire du matériel du Service ;
 Effectuer la reprographie des documents ;
 Assurer les missions de planton/vaguemestre ;
 Rédiger et diffuser des documents administratifs à la demande de la direction ;
 Rédiger des comptes-rendus ;
 Vérifier les dossiers de demandes d'aides au développement du secteur de l'artisanat traditionnel.

*La liste des activités n'est pas limitative car le poste doit s'adapter à l'évolution générale du service.

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, Tahiti (987), PAPEETE

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Spécialité souhaitable

Secrétariat

Compétences

SAVOIR :
- Connaissance du statut de la Polynésie française ;
- Rédaction des courriers administratifs ;
- Maîtrise des logiciels bureautiques courants (Suite Office, messagerie électronique) ;
- Utilisation des logiciels spécifiques (START, Mata'ara) ;
- Connaissance de la langue tahitienne.
SAVOIR FAIRE :
- Rédaction ;
- Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, etc).
SAVOIR ETRE :
- Sens des responsabilités ;
- Sens de l'organisation ;
- Esprit d'initiative, d'écoute, de disponibilité, de dévouement ;
- Confidentialité, discrétion ;
- Capacité d'adaptation ;
- Aptitudes relationnelles ;
- Polyvalence.

Expérience professionnelle souhaitée

Expérience dans l'administration.

Vacance du poste

Date de vacance du poste

09/01/2025