Informations générales

Référence

2025-3416  

Structure d'emploi

DEQ

Description du poste

Libellé du poste

Secrétaire – Vaguemestre

Métier

Moyens généraux - Vaguemestre polyvalent

Fonction

Néant

Code poste

7156

Filière

Filière administrative et financière

Cadre d'emploi du poste

Agent de bureau

Finalité / Descriptif synthétique

Le secrétaire est responsable des tâches de secrétariat au sein du bureau des marchés de la Direction de l'équipement. Il assure l'accueil physique et téléphonique. Il organise et traite les informations nécessaires au bon fonctionnement administratif du bureau.
Il est également amené à assurer la transmission et la diffusion de documents divers dans les délais impartis, en interne et en externe.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

- Accueillir le public avec amabilité ;
- Recevoir et filtrer des appels téléphoniques ;
- Assister, conseiller et orienter le public vers l'interlocuteur ou le service compétent ;
- Classer les documents ;
- Ventiler des courriers (papiers ou électroniques) ;
- Dupliquer et relier des documents ;
- Répondre aux urgences en fonction de la priorité des dossiers établie par son responsable et respecter les délais déteminés par la hiérarchie ;
- Saisir des documents de formes et de contenus divers et en assurer le suivi dans le circuit de transmission sous la supervision de son responsable ;
- Transporter et délivrer des documents de natures diverses ;
- Relever les courriers dans les casiers réservés à cet effet ;
- Réceptionner, enregistrer, trier, dispatcher le courrier ;
- Organiser sa tournée en fonction des urgences ou des impératifs.

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, Tahiti (987), PAPEETE

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Spécialité souhaitable

Secrétariat

Compétences

- Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'administration de la Polynésie française
- Techniques d'accueil et d'écoute
- Techniques de secrétariat
- Techniques de base d'assemblage de documents
- Techniques de classement et d'archivage
- Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, etc.)
- Savoir utiliser le logiciel Mata 'ara
- Connaître les règles et procédures relatives au circuit de documents
- Être rigoureux, méthodique, polyvalent et avoir le sens de l'organisation
- Avoir l'esprit d'équipe, de la conscience professionnelle, de la motivation, de l'assiduité et le respect de la confidentialité.

Expérience professionnelle souhaitée

Néant

Vacance du poste

Date de vacance du poste

03/11/2025