Informations générales

Référence

2024-2379  

Structure d'emploi

DGEE

Description du poste

Libellé du poste

Secrétaire de direction

Métier

Moyens généraux - Secrétaire

Fonction

Néant

Code poste

10083 (sous réserve de mobilité de l'agent)

Filière

Filière administrative et financière

Cadre d'emploi du poste

Rédacteur

Finalité / Descriptif synthétique

Sous la responsabilité du directeur général, l'agent assure l'organisation et le fonctionnement du secrétariat de la direction générale de l'éducation et des enseignements ainsi que l'accueil téléphonique et physique des usagers. Il organise la gestion du courrier et le suivi des dossiers.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

- Tenir l'agenda, prendre et organiser les rendez-vous du directeur ;
- Mettre en place des tableaux d'organisation interne et assurer leur mise à jour ;
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes ;
- Gérer quotidiennement la réception, l'enregistrement et la distribution du courrier et des courriels ;
- Assurer la diffusion des informations internes et externes ;
- Rédiger des actes administratifs : courriers, bordereaux, notes de présentation, notes de services, circulaires, comptes rendus… ;
- Classer et archiver ;
- Organiser des réunions, réserver les salles et participer à la logistique.

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, Tahiti (987), PIRAE

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 4 Baccalauréat

Spécialité souhaitable

Secrétariat

Compétences

- Connaître l'organisation et du fonctionnement des institutions, des services et des établissements de la Polynésie française ;
- Connaître les services de l'État ;
- Maîtriser le circuit des actes administratifs (Polynésie - Vice-rectorat - Haut-commissariat) ;
- Maîtriser les outils informatiques (WORD, EXCEL, Messagerie électronique, Google Agenda, ...) ;
- Maîtriser l'outil de gestion du courrier Tarima ;
- Maîtriser la norme GEDA ;
- Utiliser le logiciel LEXPOL (dématérialisation des actes réglementaires) ;
- Posséder les capacités rédactionnelles ;
- Avoir le sens de l'accueil et de la polyvalence ;
- Avoir le sens de l'organisation et de la rigueur ;
- Posséder une capacité d'adaptation ;
- Respecter la confidentialité des documents et des informations.

Expérience professionnelle souhaitée

en secrétariat

Vacance du poste

Date de vacance du poste

01/09/2025

Pièces jointes

Document joint

FP_03_DGEE_10083_B_REDA_Secrétaire de direction_24 07 2024_BAC.docx (34 Ko)