Informations générales

Référence

2024-2016  

Structure d'emploi

SPAA

Description du poste

Libellé du poste

Secrétaire de direction

Métier

Communication - Chargé de communication

Fonction

Chef de bureau

Code poste

7273

Filière

Filière administrative et financière

Cadre d'emploi du poste

Agent de bureau

Finalité / Descriptif synthétique

Le secrétaire de direction organise et coordonne les opérations de traitement et de transmission des informations nécessaires au bon fonctionnement du service et de ses relations internes et externes. Il assiste le chef de servie en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

Organiser les rendez-vous, le planning du chef de service et filtrer les appels téléphoniques et les accueils physiques ;
Réceptionner, enregistrer, vérifier, ventiler, dupliquer, classer et archiver les documents ;
Analyser et indexer les courrier "arrivée" et "départ" sur MATA'ARA ;
Traiter et transmettre les décisions, les notes de services, les contrats en interne et en externe ;
Saisir et suivre les actes ministériels ou PR dématérialisés via la plateforme GEDA disponible sur LEXPOL portés par les responsables de bureaux et le chef de service ;
Préparer et organiser les réunions en interne et externe (convocations, préparation des dossiers...)

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, Tahiti (987), PAPEETE

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Spécialité souhaitable

Secrétariat

Compétences

Sens de l'organisation et du service public
Qualités rédactionnelles
Maîtrise des outils et logiciels bureautiques (word, excel, etc)
Accueil des usagers
Connaissance des circuits administratifs
Maîtrise des outils de gestion du courrier GEDA, LEXPOL et MATA'ARA
Maîtrise de la langue tahitienne

Expérience professionnelle souhaitée

Expérience professionnelle similaire requise

Vacance du poste

Date de vacance du poste

09/07/2024