Informations générales

Référence

2024-2009  

Structure d'emploi

SMG

Description du poste

Libellé du poste

Secrétaire de direction

Métier

Fiche métier non établie - Fiche métier non établie

Fonction

Néant

Code poste

1450

Filière

Filière administrative et financière

Cadre d'emploi du poste

Rédacteur

Finalité / Descriptif synthétique

L'agent recueille, organise et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Il suit et gère les dossiers. Il assure l'accueil physique et téléphonique. Il assiste le chef de service dans l'organisation du travail.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

- Gérer l'agenda, prendre et organiser les rendez-vous du chef de service ;
- Gérer l'organisation logistique de réunions, de déplacements et d'évènements divers (lieux, matériels, réservations, convocations, etc.) ;
- Réceptionner, enregistrer, vérifier des documents (courriers, actes, etc.) et ventiler le courrier ;
- Répondre aux urgences en fonction de la priorité des dossiers et respecter les délais ;
- Participer aux comités de direction, élaborer un compte-rendu et en assurer la diffusion ;
- Prendre des notes et rédiger les procès-verbaux des réunions de la direction ;
- Rédiger et mettre en forme des documents administratifs (certificats administratifs, notes administratives, courriers, etc.) ;
- Assurer le suivi des tableaux de bord relatif à l'activité de chaque unité du service ;
- Collecter, exploiter, organiser les informations saisies et les présenter sous forme de documents de synthèse ;
- Assister, conseiller et orienter le public vers l'interlocuteur ou le service compétent ;
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages ;
- Assurer le classement et l'archivage ;
- Diffuser des informations ou documents.

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, Tahiti (987), PAPEETE

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 4 Baccalauréat

Spécialité souhaitable

voir FP

Compétences

voir FP

Expérience professionnelle souhaitée

voir FP

Vacance du poste

Date de vacance du poste

14/08/2024