Informations générales

Référence

2026-4146  

Structure d'emploi

SPJP

Description du poste

Libellé du poste

Secrétaire de Direction

Métier

Moyens généraux - Secrétaire

Fonction

Néant

Code poste

1037

Filière

Filière technique

Cadre d'emploi du poste

Agent technique

Finalité / Descriptif synthétique

L'agent est chargé de tenir l'agenda du chef de service et de la Direction. Il participe au suivi des dossiers soumis au ministère de tutelle, à la coordination des informations internes et externes, à la gestion administrative et à l'organisation des activités du service. Il traite le courrier et suit et gère les dossiers confiés par le chef de service. Enfin, il constitue un relais d'information et de communication entre la direction, les agents et les partenaires extérieurs.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

- Gérer l'agenda, les rendez-vous et les déplacements du chef de service ;
- Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs ;
- Assurer le traitement du courrier entrant et sortant, l'archivage et la traçabilité des documents ;
- Proposer des améliorations pouvant être apportées au processus de gestion du courrier et à son suivi
- Préparer les dossiers de la direction pour les réunions, les commissions ou les audiences ;
- Organiser et planifier les réunions (réservation de salles, convocations, logistique, compte rendu) ;
- Accueillir les usagers, les renseigner et les orienter qu'il s'agisse d'un usager physique, d'un appel téléphonique ou d'une demande par mail ou courrier ;
- Instruire les dossiers confiés par la direction notamment établir des notes de présentations, des rapports, des comptes rendus, des arrêtés, etc…
- Service d'interface entre la direction, les services internes et les partenaires extérieurs ;
- Transmettre les informations et veiller à la bonne circulation des décisions ;
- Participer au suivi des tableaux de bord, planning du service.

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, Tahiti (987), PAPEETE

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Spécialité souhaitable

Gestion de la mise en œuvre opérationnelle et technique des interventions

Compétences

- Connaître les institutions, l'organisation et le fonctionnement de l'administration de la Polynésie française ;
- Maîtriser les techniques d'accueil, de secrétariat, de bureautique et de communication ;
- Connaître les règles de correspondance, les procédures, circuits et usages administratifs ;
- Rédiger les documents clairs, précis et structurés ;
- Gérer le temps, les priorités et les urgences avec efficacité ;
- Savoir appréhender les situations conflictuelles et de stress ;
- Assurer la confidentialité dans les échanges ;
- Utiliser le progiciel « Mata'ara »
- Maîtriser la gestion électronique de documents administratifs (GEDA)
- Utiliser les outils bureautiques, word, excel, outlook, powerpoint
- Discrétion professionnelle et sens du service public ;
- S'exprimer correctement tant à l'écrit qu'à l'oral ;
- Etre rigueur, réactif et fiable ;
- Etre organisé, autonome et faire preuve d'esprit d'initiative ;
- Travailler en équipe et gérer des interlocuteurs variés
- Etre de force de proposition
- Parler le tahitien

Expérience professionnelle souhaitée

Expérience de 3 ans minimum dans l'administration

Vacance du poste

Date de vacance du poste

07/02/2026

Pièces jointes

Document joint

FP_03_SPJP_PT0001037_C_AGT_Secrétaire de direction_11 06 2026_CMC.docx (28 Ko)