Informations générales

Référence

2023-944  

Structure d'emploi

DAG

Description du poste

Libellé du poste

Secrétaire comptable

Métier

Moyens généraux - Secrétaire

Fonction

Néant

Code poste

796

Filière

Filière administrative et financière

Cadre d'emploi du poste

Agent de bureau

Finalité / Descriptif synthétique

L'agent recueille, organise et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de l'entité. Il suit et gère les dossiers. Il assure l'accueil physique et téléphonique et assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail.
Il représente l'image du service auprès des usagers.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

- Accueillir le public avec amabilité (physique et téléphonique) ;
- Gérer des agendas, prendre et organiser des rendez-vous ;
- Renseigner des tableaux de suivi d'activités ;
- Gérer l'organisation logistique de réunions, de déplacements et d'évènements divers (lieux, matériels, réservations, convocations, etc.) ;
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des documents (contrats, courriers, actes, etc.) ;
- Ventiler des courriers (papiers ou électroniques) ;
- Répondre aux urgences en fonction de la priorité des dossiers et respecter les délais ;
- Prendre des notes, retranscrire et mettre en forme ;
- Rédiger des documents administratifs ;
- Collecter, exploiter, organiser les informations saisies et les présenter sous forme de documents de synthèse ;
- Recevoir et filtrer des appels téléphoniques ;
- Assister, conseiller et orienter le public vers l'interlocuteur ou le service compétent ;
- Gérer des situations de stress et d'agressivité.

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, Tahiti (987), PAPARA

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 2 Effectuer des activités simples

Spécialité souhaitable

Secrétariat / comptabilité

Compétences

- Connaissances des techniques bureautiques (traitement de textes, etc.) ;
- Connaissances de l'outil informatique et des logiciels Word et Excel ;
- Connaissances des techniques liées aux nouvelles technologies (courrier électronique, scanner, etc.) ;
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement du service et de l'administration ;
- Polyvalence, méthodologie, organisation, rigueur et discrétion ;
- Importance de l'urgence des demandes ;
- Adaptation aux situations ;
- Connaissance du progiciel de courrier Mata'ara ;
- Notions de la langue tahitienne.

Expérience professionnelle souhaitée

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Vacance du poste

Date de vacance du poste

01/02/2024