Informations générales

Référence

2023-578  

Structure d'emploi

DAG

Description du poste

Libellé du poste

Secrétaire comptable

Métier

Moyens généraux - Secrétaire

Fonction

Néant

Code poste

766

Filière

Filière administrative et financière

Cadre d'emploi du poste

Rédacteur

Finalité / Descriptif synthétique

Le secrétaire comptable recueille, organise et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du bureau. Il suit et gère les dossiers. Il assure l'accueil physique et téléphonique. Il assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail. Il participe à la réalisation et au suivi des travaux comptables.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

- Gérer des agendas, prendre et organiser des rendez-vous ;
- Renseigner des tableaux de suivi d'activités ;
- Gérer l'organisation logistique de réunions, de déplacements et d'évènements divers (lieux, matériels, réservations, convocations, etc.) ;
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des documents (contrats, courriers, actes, etc.) ;
- Réceptionner, vérifier, effectuer le traitement comptable puis classer les pièces comptables ;
- Ventiler des courriers (papiers ou électroniques) ;
- Répondre aux urgences en fonction de la priorité des dossiers et respecter les délais ;
- Prendre des notes, retranscrire et mettre en forme des documents ;
- Rédiger des documents administratifs ;
- Collecter, exploiter, organiser les informations saisies et les présenter sous forme de documents de synthèse ;
- Accueillir le public avec amabilité ;
- Recevoir et filtrer des appels téléphoniques ;
- Assister, conseiller et orienter le public vers l'interlocuteur ou le service compétent ;
- Gérer des situations de stress et d'agressivité.

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, Tahiti (987), PIRAE

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2

Spécialité souhaitable

Secrétariat, comptabilité, administration générale

Compétences

- Connaître l'organisation des institutions de la PF, de l'administration et son circuit administratif ;
- Connaître l'organisation et le fonctionnement du service ;
- Maîtriser les techniques de bureautique (prise de note, rédaction, etc.) et de communication (Internet, Outlook express, etc.) ;
- Maîtriser les logiciels (Word, Excel, Mataara, Poly-Gf) ;
- Maîtriser la langue française (écrit et oral) ;
- Appliquer les règles d'usage et les procédures administratives ;
- Savoir rédiger des courriers ou des notes à partir de consignes orales ou écrites ;
- Rassembler et mettre en forme (tableaux, etc.) différents travaux de secrétariat du service ;
- S'adapter à un rythme de travail et à des méthodes de travail spécifiques ;
- Savoir gérer et hiérarchiser l'urgence des demandes ;
- Respecter la confidentialité des informations traitées et communiquées ;
- Faire preuve de rigueur, de discrétion, de polyvalence, de méthodologie, d'esprit d'équipe et d'initiative ;
- Avoir des notions de la langue tahitienne, anglaise ou autres.

Expérience professionnelle souhaitée

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Vacance du poste

Date de vacance du poste

31/12/2023