Informations générales

Référence

2025-3167  

Structure d'emploi

CHPF

Description du poste

Libellé du poste

Secrétaire chargé des ressources humaines (gestion de la formation)

Métier

Ressources humaines - Chargé de formation

Fonction

Néant

Code poste

1232

Filière

Filière administrative et financière

Cadre d'emploi du poste

Adjoint administratif

Finalité / Descriptif synthétique

Le secrétaire chargé des ressources humaines (gestion de la formation) assiste le responsable d'unité dans l'organisation quotidienne de son travail en assurant les missions de secrétariat administratif et l'interface avec les différents interlocuteurs.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

- Accueillir et prendre en charge les clients internes (agents) et usagers (stagiaires, demandeurs et bénéficiaires des dispositifs d'aide à l'emploi) ;
- Réceptionner et traiter les appels téléphoniques et les messages électroniques ;
- Gérer l'agenda du responsable d'unité : prise de RDV et gestion des annulations ;
- Gérer le courrier de l'unité formation (courrier en fonction des modèles existants) ;
- Expliquer aux agents les données et les caractéristiques de leur situation administrative ;
- Mettre à jour les données relatives à la formation dans les logiciels RH (AS400 et SEDIT Formation) et les dossiers administratifs des agents ;
- Évaluer la pertinence des données administratives transmises au regard des actes administratifs à produire ;
- Assurer la gestion administrative des dossiers (recueil et vérification des pièces, mises à jour des données administratives, prise de contact et relances régulières, etc.) ;
- Préparer et mettre en forme tous les documents liés au dossier de formation des agents (Décision, Ordre de déplacement, bon de transport, etc.), selon des modèles existants et les procédures mises en place et déterminés par le responsable d'unité ;
- Saisir les engagements financiers liés aux dossiers de formation ;
- Transmettre les dossiers de formation au service du Contrôle des Dépenses Engagées ;
- Saisir son responsable pour toute prise de décision ;
- Synthétiser et prioriser les informations pour les transmettre à son responsable.

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, Tahiti (987), PIRAE

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Spécialité souhaitable

Secrétariat

Compétences

Amabilité, diplomatie, courtoisie ;
Aptitude à l'accueil, à l'écoute et à la courtoisie envers les usagers ;
Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'établissement ;
Connaissance des bonnes pratiques dans son domaine d'activité ;
Connaissance des règles de la comptabilité publique et privée, selon son domaine d'activité ;
Connaissances de la réglementation dans son domaine d'activité ;
Conscience professionnelle ;
Dynamisme, Réactivité ;
Maîtrise des outils bureautiques ;
Respect de la confidentialité, discrétion et secret professionnel ;
Respect des procédures dans son domaine d'activité ;
Rigueur méthodologique et organisationnelle ;
Sens des priorités ;
Sens des responsabilités ;
Sens du service public.

Expérience professionnelle souhaitée

Neant

Vacance du poste

Date de vacance du poste

19/05/2025

Pièces jointes

Document joint

FP_03_CHPF_1232_C_ADA_Secrétaire chargé des ressources humaines (gestion de la formation)_11 10 2019_BOP.doc (84 Ko)