Informations générales

Référence

2025-3245  

Structure d'emploi

DAC

Description du poste

Libellé du poste

Assistante de direction

Métier

Fiche métier non établie - Fiche métier non établie

Fonction

Chef de bureau

Code poste

744

Filière

Filière administrative et financière

Cadre d'emploi du poste

Rédacteur

Finalité / Descriptif synthétique

L'agent assure le secrétariat de la direction, filtre les appels téléphoniques de la direction et accueille les visiteurs en rendez vous ou réunions et assure la gestion du courrier et des véhicules de service.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

- Filtrer les appels téléphoniques de la direction ;
- Accueillir les visiteurs en rendez-vous ou en réunions ;
- Préparer les dossiers de la direction (dossiers en Conseil des Ministres …) ;
- Effectuer la saisie, la mise en forme et le suivi des projets de convention pilotés par la direction ;
- Gérer le planning de la direction ;
- Suivre les absences du personnel (arrêts maladies, congés, missions, formations) ;
- Gérer et suivre les réunions internes et externes des différentes sections et cellules ;
- Rédiger les bordereaux d'envoi et courriers (lettres de notification …) ;
- Enregistrer le courrier à l'arrivée de la direction et le dispatcher par courrier service ou mail ;
- Enregistrer le courrier au départ de la direction et l'expédier par courrier service ou poste ;
- Gérer le service courrier et assurer ou coordonner l'archivage des documents de la DAC ;
- Gérer le planning de travail des plantons ;
- Tenir le registre d'utilisation des véhicules de service et en assure le contrôle ;
- Coordonner les procédures de travail des secrétaires déconcentrés.

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, Tahiti (987), FAA'A

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 4 Baccalauréat

Spécialité souhaitable

Secrétariat

Compétences

- Connaissance de l'organisation des institutions de la Polynésie française et de l'administration et son circuit administratif ;
- Maîtrise des techniques de logiciels (« WORD », « EXCELL », « POWERPOINT », « MATA'ARA », « LEXPOL.CLOUD » et « GEDA ») ;
- Maîtrise des techniques de communications (Internet, Outlook express ...) ;
- Sens de l'organisation et être méthodique ;
- Sens du travail, du contact et de la communication ;
- Polyvalence, esprit d'équipe et initiative ;
- Respect de la confidentialité des informations.

Expérience professionnelle souhaitée

Expérience dans un poste similaire

Vacance du poste

Date de vacance du poste

02/06/2025

Pièces jointes

Document joint

FP_03_DAC_PT0000744_B_REDA_Assistante de direction_05 05 2025_CMC.pdf (412 Ko)