Informations générales

Référence

2024-2035  

Structure d'emploi

DSFE

Description du poste

Libellé du poste

Assistant de direction

Métier

Moyens généraux - Secrétaire

Fonction

Néant

Code poste

6801

Filière

Filière administrative et financière

Cadre d'emploi du poste

Adjoint administratif

Finalité / Descriptif synthétique

Sous l'autorité du chef de service, l'assistant de direction recueille, organise et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Il assure l'accueil physique et téléphonique. Il assiste le chef de service et son adjoint dans l'organisation du travail.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

- Gérer des agendas, prendre et organiser des rendez-vous ;
- Gérer l'organisation logistique de réunions, de déplacements et d'évènements divers (lieux, matériels, réservations, convocations, etc.) ;
- Réceptionner, enregistrer, vérifier des documents (contrats, courriers, actes, etc.) et ventiler les courriers ;
- Répondre aux urgences en fonction de la priorité des dossiers et respecter les délais ;
- Participer aux comités de direction, élaborer un compte-rendu et en assurer la diffusion auprès du personnel ;
- Prendre des notes et procès-verbaux, les retranscrire et mettre en forme ;
- Rédiger des documents administratifs ;
- Collecter, exploiter, organiser les informations saisies et les présenter sous forme de documents de synthèse ;
- Assister, conseiller et orienter le public vers l'interlocuteur ou le service compétent ;
- Gérer des situations de stress et d'agressivité ;
- Diffuser des informations ou des documents.

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, Tahiti (987), PAPEETE

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 4 Baccalauréat

Spécialité souhaitable

Secrétariat

Compétences

Savoirs :
Notions d'organisation et de gestion du temps ;
Tableaux de bord et outils de planification et de suivi ;
Connaissance des institutions et des procédures internes à l'administration ;
Connaissance de l'action sociale ;
Logiciels de bureautique (Word, Excel, etc) ;
Techniques d'organisation d'une réunion.

Savoir-faire :
Gérer des agendas, prendre et organiser des rendez-vous ;
Renseigner des tableaux de suivi d'activités ;
Gérer l'organisation logistique des réunions, de déplacements et d'évènements ;
Maîtriser l'outil informatique (Word, Excel, Power Point) ;
Bonne qualité de rédaction administrative ;
Savoir anticiper, relever les urgences et les priorités ;
Se rendre disponible et faire preuve de polyvalence.

Savoir être :
Sens relationnel ;
Esprit d'initiative ;
Capacité de management.

Expérience professionnelle souhaitée

Expérience sur un poste similaire

Vacance du poste

Date de vacance du poste

12/08/2024