Informations générales
Structure d'emploi
SEFI
Description du poste
Libellé du poste
Assistant administratif de la section emploi et insertion professionnelle
Métier
Moyens généraux - Secrétaire
Fonction
Néant
Code poste
6958
Filière
Filière administrative et financière
Cadre d'emploi du poste
Adjoint administratif
Finalité / Descriptif synthétique
L'agent accueille, informe et oriente les usagers de la section emploi et insertion professionnelle.
Il réalise des activités d'assistance administrative et de logistique afin de soutenir les équipes dans l'organisation du travail, la gestion et le suivi des dossiers ou des publics, notamment en matière de plannings, de rendez-vous, de courriers ou encore de suivi des prescriptions des conseillers.
Définition du poste
Temps de travail
Temps complet
Activités principales
Accueil, information et orientation du public
- Accueillir, informer ou orienter les usagers vers l'interlocuteur compétent
- Réceptionner, traiter ou orienter les appels téléphoniques et courriels de la section
- Assister les usagers dans leurs démarches dématérialisées
- Organiser et mettre en œuvre la mise à disposition des documents et informations dans les zones de réception du public (panneaux d'information, dépliants, etc.)
Gestion opérationnelle des activités et suivi logistique de la section
- Prendre et retransmettre des messages et informations
- Gérer des agendas, prendre et organiser des rendez-vous
- Gérer l'organisation logistique de réunions, déplacements et évènements (lieux, matériels, réservations, convocations, compte-rendu, etc.)
- Effectuer le suivi des absences et inscriptions en formation des agents
- Gérer les stocks de matériels et consommables de l'unité
- Faire respecter les règles et consignes de sécurité liées aux matériels et espaces de travail
Traitement administratif et suivi des dossiers
- Réceptionner, enregistrer et ventiler les courriers au départ et à l'arrivée
- Préparer, saisir, mettre en forme, éditer, diffuser des documents (courriers, rapports, supports de publication, listes de participants aux prestations complémentaires d'accompagnement ou formations, etc.)
- Effectuer le suivi des prestations complémentaires d'accompagnement (inscriptions, démarrages, absences, retards, transmission des livrables, etc.)
Localisation du poste
Localisation du poste
01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, Tahiti (987), PAPEETE
Critères candidat
Niveau d'études min. requis
Niveau 4 Baccalauréat
Spécialité souhaitable
BAC ou BTS assistant de direction ou équivalent
Compétences
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement du service
- Connaissance des dispositifs d'aide du service
- Maîtrise des principes et techniques d'accueil de l'usager
- Connaissance du reo tahiti (oral)
- Connaissance de la gestion électronique des documents (GEDA)
- Connaissance du circuit de validation des actes administratifs
- Maîtrise des techniques de secrétariat (dactylographie, prise de note, mise en forme documentaire, etc.)
- Rédaction administrative
- Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, etc.)
- Utilisation du logiciel métier SEFIGEST
- Techniques de classement et d'archivage
- Techniques d'organisation et de gestion du temps
- Utilisation des outils de planification et suivi d'activité
- Travail en équipe
- Autonomie
- Adaptabilité
- Sens du service public, de la discrétion et du devoir de réserve
Expérience professionnelle souhaitée
en secrétariat dans l'administration du Pays
Vacance du poste
Date de vacance du poste
03/03/2025