Informations générales

Référence

2026-3792  

Structure d'emploi

DCA

Description du poste

Libellé du poste

Secrétaire

Métier

Moyens généraux - Secrétaire

Fonction

Néant

Code poste

2125

Filière

Filière administrative et financière

Cadre d'emploi du poste

Adjoint administratif

Finalité / Descriptif synthétique

L'agent procède à un pré-contrôle des dossiers techniques de construction, d'aménagement ou de transformation des Etablissements recevant du public (E.R.P).
L'agent assure également la gestion du secrétariat de la commission de sécurité. Il veille au respect de la saisine des membres et des délais de convocation. Il participe à la préparation des projets d'arrêté et autres notes nécessaires. Dans le cadre de ses missions. Il assure la relation avec les exploitants, accueille et renseigne le public. Il veille à l'organisation.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

Prévention :
- Pré-contrôler les procédures techniques et structure des dossiers de demande d'autorisation ;
- Renseigner et conseiller des maîtres d'œuvre et des organismes agrées.

Secrétariat :
- Traitement des dossiers administratifs : Enregistrer, traiter, suivre, saisir et mettre en forme les dossiers administratifs de la cellule prévention sécurité (courriers, rapports, procès-verbaux) ;
- Traitement des dossiers d'agrément et d'homologation : Éditer la note de présentation des demandes d'agrément des organismes de vérification des installations des ERP, ainsi que le projet d'arrêté soumis à la signature du Ministère ; enregistrer les numéros d'identification des chapiteaux, tentes et structures (CTS) ;
- Accueil physique et téléphonique du public : Recevoir et orienter les demandes, répondre aux appels téléphoniques, prendre des messages, hiérarchiser les demandes selon leur priorité ;
- Gestion de l'information : Classer et archiver les documents, traiter les courriers électroniques, utiliser un progiciel spécifique pour la gestion des ERP, assurer la saisie informatique, mettre à jour et suivre la base de données des ERP ;
- Planification et suivi : Préparer les dossiers traités en commission de sécurité ;
- Mise à jour des bases de données : Mettre à jour, suivre et corriger la base de données des Établissements Recevant du Public (ERP).
- Gérer les convocations et les procès-verbaux de commission sécurité ;

- Gérer l'archivage numérique.

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, Tahiti (987), PAPEETE

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Spécialité souhaitable

bâtiment, génie civil ou diplômes équivalents, Secrétariat

Compétences

- Connaissance des procédures administratives ;
- Connaissance du code de l'aménagement de la Polynésie française (F.M.A) ;
- Exploitation d'un dossier de plans en bâtiment ;
- Connaissance de la langue tahitienne ;
- Maîtrise des outils informatiques (word, excel, etc) ;
- Respect de la confidentialité des dossiers ;
- Esprit d'initiative et d'équipe ;
- Méthode et organisation ;
- Disponibilité ;
- Adaptation à des tâches diverses.

Expérience professionnelle souhaitée

néant

Vacance du poste

Date de vacance du poste

05/01/2026