Informations générales

Référence

2024-1583  

Structure d'emploi

DEQ

Description du poste

Libellé du poste

Secrétaire

Métier

Moyens généraux - Secrétaire

Fonction

Néant

Code poste

6765

Filière

Filière administrative et financière

Cadre d'emploi du poste

Adjoint administratif

Finalité / Descriptif synthétique

Le secrétaire est responsable des tâches de secrétariat au sein de la « cellule administrative et financière » de la section de Tahiti de la direction de l'équipement. Il assure l'accueil physique et téléphonique. Il recueille, organise et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la section de Tahiti. Il assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

- Assurer le standard téléphonique (réception et orientation des appels téléphonique) ;
- Accueillir le public avec amabilité ;
- Assister, conseiller et orienter le public vers l'interlocuteur ou le service compétent ;
- Informer et orienter les usagers ;
- Enregistrer, saisir et scanner tous les courriers (arrivée et départ) à l'aide du logiciel MATAARA, diffuser à qui de droit et archiver ;
- Planifier, organiser les rendez-vous et les réunions ;
- Classer les documents ;
- Dupliquer et relier des documents ;
- Répondre aux urgences en fonction de la priorité des dossiers établie par son responsable et respecter les délais déteminés par la hiérarchie ;
- Saisir des documents de formes et de contenus divers et en assurer le suivi dans le circuit de transmission sous la supervision de son responsable.

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, Tahiti (987), PAPEETE

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Spécialité souhaitable

Secrétariat, Ressources humaines

Compétences

- Qualité d'accueil, d'écoute, de maîtrise de soi et de discipline ;
- Techniques de base d'assemblage de documents ;
- Techniques de classement et d'archivage ;
- Techniques de secrétariat ;
- Maîtrise des outils informatiques de traitement de texte et de tableur ;
- Être rigoureux, méthodique, polyvalent et avoir le sens de l'organisation ;
- Avoir l'esprit d'équipe, de la conscience professionnelle, de la motivation, de l'assiduité et le respect de la confidentialité ;
- Savoir utiliser le logiciel Mata 'ara ;
- Connaître l'organisation et le fonctionnement d'un service public ;
- Connaître l'organisation administrative de la Polynésie française ;
- Connaître les logiciels de bureautique (Word, Excel, etc.).

Expérience professionnelle souhaitée

Secrétariat et ressources humaines

Vacance du poste

Date de vacance du poste

18/12/2024