Informations générales

Référence

2026-4199  

Structure d'emploi

DSFE

Description du poste

Libellé du poste

Secrétaire en charge de la formation

Métier

Moyens généraux - Secrétaire

Fonction

Néant

Code poste

PT0006422

Filière

Filière administrative et financière

Cadre d'emploi du poste

Adjoint administratif

Finalité / Descriptif synthétique

L'agent assiste les chargés de formation dans la gestion administrative et logistique des dossiers relatifs à la formation.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

- Assurer le secrétariat de la formation : accueil physique et téléphonique, frappe de courriers de toute nature, élaboration de tableaux Excel, travaux de photocopie ;
- Participer à la mise en œuvre des actions de formation et à la promotion des carrières du secteur social notamment sur le plan logistique (diffusion des informations, gestion des inscriptions, réservation et aménagement des salles, suivi des présences et absences, etc.) ;
- Contribuer à l'organisation administrative et logistique des examens (préparation des convocations, listes d'émargement et tous documents nécessaires au déroulement des épreuves, etc.) ;
- Collaborer à la gestion administrative des indemnités de formation (instruction et traitement des dossiers de demandes, élaboration des arrêtés, suivi des suites données sur le plan comptable en collaboration avec le bureau affaires financières, etc.) ;
- Assurer la gestion administrative et logistique des demandes de formations en relation avec la DGRH, ainsi que le suivi ;
- Assurer la gestion administrative et logistique des demandes de stages à la direction des affaires sociales, ainsi que le suivi ;
- Participer au recueil de données chiffrées relatives à la formation ;
- Gérer les demandes de matériel et fournitures nécessaires aux activités en matière de formation.

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, Tahiti (987), PAPEETE

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 4 Baccalauréat

Spécialité souhaitable

Ressources humaines ou secrétariat

Compétences

- Connaissance des procédures administratives ;
- Connaissance de la légalité des actes administratifs ;
- Maîtrise de l'outil informatique et des outils de bureautique (Word, Excel, etc.) ;
- Maîtrise de la rédaction administrative en langue française ;
- Maîtrise de la langue polynésienne ;
- Respect de la confidentialité ;
- Sens de l'accueil ;
- Réactivité ;
- Capacité à analyser et synthétiser ;
- Sens de l'accueil et du relationnel ;
- Anticiper et apprécier la charge de travail pour la planifier ;
- Esprit d'initiative, de créativité et sens aigu de l'organisation ;
- Grande disponibilité d'écoute et de partage des connaissances ;
- Sens du travail en équipe et en partenariat.

Expérience professionnelle souhaitée

3 ans dans un poste similaire

Vacance du poste

Date de vacance du poste

03/08/2026