Informations générales

Référence

2026-4152  

Structure d'emploi

CHPF

Description du poste

Libellé du poste

Secrétaire chargé des ressources humaines (gestion de la formation) - 1232

Métier

Moyens généraux - Secrétaire

Fonction

Néant

Code poste

1232

Filière

Filière administrative et financière

Cadre d'emploi du poste

Adjoint administratif

Finalité / Descriptif synthétique

Le (la) secrétaire chargé(e) des ressources humaines (gestion de la formation) assiste le responsable de service dans l'organisation quotidienne de son travail en assurant les missions de secrétariat administratif et l'interface avec les différents interlocuteurs.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

- Accueillir et prendre en charge les clients internes (agents) et usagers (stagiaires, demandeurs et
bénéficiaires des dispositifs d'aide à l'emploi) ;
- Réceptionner et traiter les appels téléphoniques et les messages électroniques ;
- Gérer le courrier postal du service formation (réception et envoi) ;
- Gestion administrative des différents types de dossiers de formation (individuelle, collective, hors-territoire,
territoire, venues de formateurs …) : réception des dossiers, traitement, suivi administratif et financier
- Gestion logistique des formations : recherche et réservations de salles, paperboard, matériel informatique,
catering ;
- Assurer la communication (écrite, orale) avec les organismes de formation ;
- Gérer les inscriptions des agents aux formations organisées par le service de la formation ou les services de
l'établissement ainsi que celles organisées par la DTI ;
- Compléter les fichiers de suivi relatifs aux différentes formations pour permettre le suivi des activités du
service ;
- Classer et archiver les dossiers et documents administratifs selon les règles du service ;
- Être force de propositions pour l'amélioration continue des activités du service ;
- Gérer l'agenda du chef de service de la formation : prise de RDV et gestion des annulations ;

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, Tahiti (987), PIRAE

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 4 Baccalauréat

Spécialité souhaitable

Bac pro secrétariat, avec une spécialisation en gestion de la formation

Compétences

- Amabilité, diplomatie, courtoisie ;
- Aptitude à l'accueil, à l'écoute et à la courtoisie envers les usagers ;
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'établissement ;
- Connaissance des bonnes pratiques dans son domaine d'activité ;
- Connaissance des règles de la comptabilité publique et privée, selon son domaine
d'activité ;
- Connaissances de la réglementation dans son domaine d'activité ;
- Conscience professionnelle ;
- Dynamisme, Réactivité ;
- Maîtrise des outils bureautiques ;
- Respect de la confidentialité, discrétion et secret professionnel ;
- Respect des procédures dans son domaine d'activité ;
- Rigueur méthodologique et organisationnelle ;
- Sens des priorités ;
- Sens des responsabilités ;
- Sens du service public ;
- Respect de la déontologie et de l'éthique de la profession.

Expérience professionnelle souhaitée

Expérience sur un poste similaire

Vacance du poste

Date de vacance du poste

01/07/2026

Pièces jointes

Document joint

FP_03_CHPF_1232_C_ADA_Secrétaire chargé des ressources humaines_formation_16 06 2026 en cours.pdf (168 Ko)