Informations générales

Référence

2023-1108  

Structure d'emploi

DTT

Description du poste

Libellé du poste

Secrétaire à la cellule du courrier et de l'accueil (731)

Métier

Moyens généraux - Secrétaire

Fonction

Néant

Code poste

731

Filière

Filière administrative et financière

Cadre d'emploi du poste

Adjoint administratif

Finalité / Descriptif synthétique

Le secrétaire recueille, organise et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la direction des transports terrestres. Il assiste le chef de service dans la gestion quotidienne du service.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

- Suivre la gestion et le traitement des informations orales et écrites à l'arrivée et au départ de la direction générale ;
- Préparer les courriers, rassembler les informations, constituer des dossiers ;
- Transmettre et suivre des dossiers du service, tant en physique qu'en dématérialisé ;
- Saisir, mettre en forme et éditer des documents de la direction générale ;
- Répondre aux urgences en fonction de la priorité des dossiers et respecter les délais ;
- Mettre à jour les fichiers des données de la direction générale (tableaux de bord, etc.) ;
- Diffuser les informations internes et externes ;
- Assurer le pré-accueil l'accueil téléphonique du service et les réponses génériques des courriels électroniques des usagers (accusé réception, renseignement sur les principales demandes sur la base d'une foire aux questions).

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, Tahiti (987), PIRAE

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Spécialité souhaitable

Secrétariat

Compétences

- Connaissance de l'organisation et le fonctionnement du service ;
- Connaissance des techniques du secrétariat ;
- Maîtrise de Mata'ara ;
- Maîtrise des outils de bureautique ;
- Application des règles d'usage et les procédures administratives ;
- Maîtrise des techniques de communication ;
- Disponibilité et respect de la confidentialité ;
- Gestion des tensions et des conflits ;
- Notion de communication non violente ;
- Bonnes relations avec les autres administrations ;
- Capacité d'écoute ;

Expérience professionnelle souhaitée

Néant

Vacance du poste

Date de vacance du poste

03/03/2025

Pièces jointes

Document joint

FP 731.pdf (241 Ko)