Informations générales

Référence

2026-4249  

Structure d'emploi

DRM

Description du poste

Libellé du poste

Assistant administratif PT0007008

Métier

Moyens généraux - Secrétaire

Fonction

Néant

Code poste

PT0007008

Filière

Filière administrative et financière

Cadre d'emploi du poste

Adjoint administratif

Finalité / Descriptif synthétique

L'agent assure la gestion administrative et logistique des activités courantes. Il traite et suit les dossiers, rédige et organise les documents administratifs et comptables. Il accueille, informe et oriente le public en garantissant le respect des procédures et des délais.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

1. Gestion opérationnelle des activités et suivi logistique
- Gérer des agendas, prendre et organiser des rendez-vous
- Renseigner des tableaux de suivi d'activités
- Gérer l'organisation logistique de la cellule, de déplacements et d'évènements divers (lieux, matériels, réservations, convocation, etc.)
- Faire respecter les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité.

2. Traitement des dossiers et saisie de documents
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des documents (contrats, courriers, actes, etc.)
- Ventiler des courriers (papier ou électronique)
- Dupliquer et relier des documents
- Classer et archiver des documents
- Répondre aux urgences en fonction de la priorité des dossiers et respecter les délais
- Saisir des documents de formes et de contenus divers
- Prendre des notes, retranscrire et mettre en forme
- Rédiger des documents administratifs
- Collecter, exploiter, organiser les informations saisies et les présenter sous forme de documents de synthèse.
- Constituer le dossier comptable ;
- Demande et réception des pièces justificatives comptables ;

3. Accueil physique et téléphonique du public.
- Accueillir le public avec amabilité
- Recevoir et filtrer des appels téléphoniques
- Prendre des messages
- Assister, conseiller et orienter le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
- Gérer des situations de stress et d'anxiété
- Contacter et effectuer des relances auprès des interloc

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 4 Baccalauréat

Spécialité souhaitable

Néant

Compétences

- Notion d'organisation et de gestion du temps ;
- Suivi et mise à jour des Tableaux de bord et outils de planification ;
- Procédures et circuits de gestion administrative ;
- outils bureautique ;
- logiciels métier
- Technique de secrétariat (rédaction administrative) ;
- Règle d'orthographe, de syntaxe et de grammaire ;
- Technique rédactionnel de compte-rendu ;
- Règle relative à l'accès aux documents administratifs ;
- Connaissance de la gestion électronique de documents administratifs (GEDA…) ;
- Vocabulaire professionnel ;
- Principe en vigueur en matière de relation au public ;
- Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires et d'Internet ;
- Technique d'accueil et d'écoute ;
- Règles et procédures liés au protocole ;
- Technique de diffusion des informations ;
- Technique de recherche documentaire ;
- Technique de classement et d'archivage ;
- Normes juridiques ;

Expérience professionnelle souhaitée

Expérience professionnelle antérieure similaire et connaissance du milieu administratif.
Connaissance de la langue tahitienne souhaitée

Vacance du poste

Date de vacance du poste

28/07/2026